檔案在現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用研究
檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價(jià)值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實(shí)效、功用、離合等個(gè)性差異。
摘要：本文結(jié)合工作實(shí)際，簡(jiǎn)單闡述對(duì)檔案利用工作的理解和認(rèn)識(shí)。
關(guān)鍵詞：檔案;作用;現(xiàn)代化建設(shè)
幾十年的改革開(kāi)放，使社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)得到了深入的推進(jìn)和發(fā)展，同時(shí)，檔案信息資源也得到了很大程度的開(kāi)發(fā)利用。檔案的利用效益不斷地被挖掘出來(lái)，并隨之被逐漸擴(kuò)大化，從而使得檔案信息的價(jià)值及其開(kāi)發(fā)利用工作也得到了前所未有的關(guān)注。
一、檔案利用工作的理解和認(rèn)識(shí)
檔案工作的社會(huì)地位及其社會(huì)影響是由其對(duì)國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的貢獻(xiàn)大小來(lái)決定的。應(yīng)當(dāng)看到，檔案工作由于條件性、服務(wù)性的特點(diǎn)，要想爭(zhēng)得社會(huì)各界對(duì)其高度重視與贊揚(yáng)，則同其他工作相比，付出要更加巨大和艱辛。不論哪個(gè)國(guó)家的檔案工作，都是一定社會(huì)歷史、經(jīng)濟(jì)、科技、文化發(fā)展的客觀產(chǎn)物，都是因社會(huì)對(duì)檔案信息的需求所產(chǎn)生的，但又靠著社會(huì)對(duì)檔案工作的重視而發(fā)展起來(lái)的`。因此，檔案工作的生存發(fā)展，以至于其前途和命運(yùn)，也都是與檔案工作為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的服務(wù)和效益緊密聯(lián)系在一起的。從各地區(qū)各部門的檔案工作實(shí)踐來(lái)看，也都證明了檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作搞得好壞，與其檔案工作的地位相關(guān)，搞得好就興旺發(fā)達(dá)。所以，檔案利用工作與其所創(chuàng)造的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，就成了衡量一個(gè)單位檔案工作的重要因素或者成效與否的標(biāo)準(zhǔn)。
二、檔案成為服務(wù)性的物質(zhì)資源
(1)檔案利用的目的。就檔案工作的根本目的來(lái)說(shuō)，實(shí)質(zhì)上就在于對(duì)檔案的利用。通過(guò)檔案部門的開(kāi)發(fā)利用，把檔案價(jià)值利用的信息提供出來(lái)，為社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。當(dāng)然了，它的最終目的還是為了最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的潛在價(jià)值向現(xiàn)實(shí)價(jià)值的轉(zhuǎn)化。通過(guò)這個(gè)轉(zhuǎn)化過(guò)程，以獲得具有一定社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的利用效果。
(2)檔案的潛在效益。對(duì)于任何一個(gè)機(jī)關(guān)單位和部門來(lái)說(shuō)，開(kāi)始注重的主要是其檔案信息資源的數(shù)量和種類、成份等內(nèi)容，特別是檔案的質(zhì)量。有些檔案在當(dāng)初收集工作時(shí)，往往被看做是沒(méi)用的，到了若干年之后，其檔案的潛在價(jià)值才被顯露出來(lái)，并得到開(kāi)發(fā)利用。這時(shí)人們才認(rèn)識(shí)到檔案的“滯后效益”，是促進(jìn)或推動(dòng)生產(chǎn)與工作的催化劑。所以，檔案工作要想后期能取得一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，首先就要對(duì)其給予足夠的重視。
(3)科技檔案的作用。一般檔案部門對(duì)科研成果檔案的收集保管，總認(rèn)為可為從事科研的人員提供豐富的“前車之鑒”。事后通過(guò)查閱有關(guān)項(xiàng)目的檔案資料，既可驗(yàn)證科研人員對(duì)已有方案的見(jiàn)解性，又可以避免對(duì)同一問(wèn)題、同一項(xiàng)目的重復(fù)進(jìn)行研究。通過(guò)對(duì)前人科研記錄的查閱利用，也為如今科研工作節(jié)省時(shí)間，并少走了彎路，同時(shí)還避免了人財(cái)物的浪費(fèi)，又大大縮短了科研工作的周期。
(4)基建工程檔案的作用。在日常的基建工程中，妥善保管好原始檔案及變更設(shè)計(jì)資料、圖紙，也非常重要。如果保管記錄不好，一旦在工程系統(tǒng)中出現(xiàn)問(wèn)題，沒(méi)有檔案或檔案不齊全，那么就會(huì)造成極大的被動(dòng)，甚至造成巨大經(jīng)濟(jì)損失。有時(shí)在關(guān)鍵時(shí)刻，如果檔案部門能齊全完整地把有關(guān)檔案資料提供出來(lái)，而施工單位因得到了維修的依據(jù)，這就會(huì)使事情變得大不一樣了，不但省去了從設(shè)計(jì)院、檔案館提檔及復(fù)印等相關(guān)項(xiàng)費(fèi)，而且也能使工期得以提前，資金得以節(jié)省。
(5)房屋檔案的作用。而就房屋檔案來(lái)說(shuō)，它是房屋部門資產(chǎn)管理的重要依據(jù)和憑證，特別是在辦理樓房產(chǎn)權(quán)、物產(chǎn)登記過(guò)程中，如果有了齊全完整的檔案資料，才會(huì)縮短辦證周期，從而贏得時(shí)間，得以順利辦理，減少差錯(cuò)，提高工作效率。同時(shí)，這也可為權(quán)屬單位節(jié)約時(shí)間，避免因單據(jù)憑證問(wèn)題而造成手續(xù)費(fèi)等方面的經(jīng)濟(jì)損失。特別在處理年代長(zhǎng)久的歷史房產(chǎn)問(wèn)題時(shí)，其檔案憑證的作用尤為突出。而在房屋拆遷面積勘測(cè)及權(quán)屬認(rèn)證問(wèn)題時(shí)，若沒(méi)有原始檔案憑證，則很難避免不必要的口舌糾紛;假若檔案憑證齊全，這才能有效避免國(guó)有資產(chǎn)以及個(gè)人財(cái)產(chǎn)的流失，利益得以維護(hù)。
(6)其他檔案的作用。像人口計(jì)劃生育檔案、醫(yī)療檔案等，它也是作為日后的記錄憑證，對(duì)社會(huì)歷史的記錄有一定的作用，對(duì)個(gè)人起到一定證明作用，特別是醫(yī)療檔案，可判別后期個(gè)人病歷的發(fā)展過(guò)程及趨勢(shì)，為后期治療提供直接參考，少走治療的彎路。任何檔案不論社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益是多是少或明顯與否，最重要的就是對(duì)其要有正確的認(rèn)識(shí)。檔案人的艱苦勞動(dòng)，有了效益與成果，那么檔案信息服務(wù)就要得到社會(huì)的認(rèn)可。各地區(qū)開(kāi)展檔案創(chuàng)效益的活動(dòng)及其成果告訴了人們，不斷豐富和改善檔案館(室)藏，也是非常重要的。機(jī)關(guān)單位的檔案部門，應(yīng)當(dāng)結(jié)合本單位工作的性質(zhì)與特點(diǎn)，不斷加強(qiáng)檔案信息資源庫(kù)的建設(shè)，以便更好、有效地開(kāi)展檔案信息利用和服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案作為檔案部門為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的物質(zhì)資源作用。
三、檔案的利用為社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)起著重要的作用
(1)把握檔案利用的主要方向。檔案工作的發(fā)展歷史告訴我們，檔案信息的開(kāi)發(fā)利用工作是檔案工作的生機(jī)活力所在，也是檔案工作的生命線。因此，檔案業(yè)務(wù)部門的工作中心，也就是要緊緊圍繞黨和國(guó)家的工作中心，貼近機(jī)關(guān)單位生產(chǎn)、工作的熱點(diǎn)和難點(diǎn)，積極主動(dòng)地開(kāi)展有針對(duì)性的檔案信息服務(wù)。像黨政機(jī)關(guān)圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策、機(jī)構(gòu)改革、改章建制、換屆改選等工作，都要及時(shí)地為領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供歷史檔案資料;作為企業(yè)單位，則要圍繞轉(zhuǎn)軌改制、市場(chǎng)調(diào)研、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、成本核算、技術(shù)改造等工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供各時(shí)期的綜合情況和數(shù)據(jù)資料。每個(gè)單位的檔案工作都要千方百計(jì)地為本單位的中心工作盡心盡力服務(wù)，并想方設(shè)法讓沉睡的檔案信息在本單位的生產(chǎn)與工作中發(fā)揮作用，產(chǎn)生效益，才能激活本單位的檔案工作，凸顯其自身的成效。
(2)轉(zhuǎn)變觀念，充分利用檔案多出效益。讓檔案利用工作創(chuàng)造出顯著的效益出來(lái)，首先檔案管理工作者要思想端正。要從思想作風(fēng)、工作作風(fēng)上來(lái)一個(gè)大轉(zhuǎn)變;樹(shù)立服務(wù)觀念，走出檔案部門，到各部門和生產(chǎn)一線去，了解檔案的需求，變被動(dòng)調(diào)卷服務(wù)為主動(dòng)登門服務(wù)，思想上實(shí)現(xiàn)根本性的轉(zhuǎn)變。這才是使檔案多出效益的關(guān)鍵所在。
(3)檔案利用信息要急用戶所急。檔案信息的利用工作，要急領(lǐng)導(dǎo)與各部門之所急、所想，并要結(jié)合加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和統(tǒng)計(jì)工作，圍繞檔案信息的需求急緩來(lái)安排檔案業(yè)務(wù)工作。有些單位檔案利用較好的，常對(duì)檔案利用的效果調(diào)查非常關(guān)注，特意建立檔案效果實(shí)例手冊(cè)，有效促進(jìn)了檔案利用效果的良性循環(huán)。這樣，檔案人員看到了自己的工作成果體現(xiàn)出來(lái)，不僅提高了工作積極性，而且還對(duì)其他工作人員進(jìn)行宣傳教育，增強(qiáng)了做好檔案收集、積累、保管、利用工作的自覺(jué)性和積極性。
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